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Arbeit, Privatleben und Umwelt schlau kombiniert

 
Als PDF herunterladen Früher war der typische Büromitarbeiter jemand, der beim Genuss einer Pfeife im eigenen Zimmer nachdachte, telefonierte, Dokumente bearbeitete und ab und zu an einer Besprechung teilnahm oder Besuch empfing. Um zehn Uhr gab es eine Tasse Kaffee, und um zwölf Uhr drei mitgebrachte Butterbrote.
Inzwischen hat sich jedoch vieles geändert. Der Berufsverkehr wird durch Staus lahmgelegt, die Arbeitszeiten sind flexibler geworden, Informationen sind nicht mehr in Form von Akten, sondern auf dem Server verfügbar, und es gibt immer mehr Frauen, die Beruf und Privataufgaben kombinieren müssen. Flexible Arbeitszeiten und Heimarbeit können zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, zur Verringerung der Umweltbelastungen und zur Reduzierung der Unternehmenskosten beitragen.


Flexible Arbeitszeiten und Heimarbeit
Mit flexiblen Arbeitszeiten und Heimarbeit sind vor dem Hintergrund der gesellschaftlichen, sozialen und technologischen Veränderungen mehrere Vorteile verbunden. In diesem Artikel werden einige dieser Vorteile erläutert.
In den vergangenen Jahren haben Teilzeitarbeit, verkürzte Arbeitszeiten und die Flexibilisierung der Arbeitszeiten eine starke Zunahme erfahren. Das hat zur Folge, dass die Besetzung von Büros stark variiert. Häufig sind nicht alle Arbeitsplätze besetzt, was ineffizient ist und unnötige Kosten verursacht. Daneben sind in den letzten Jahren stets mehr Frauen in den Arbeitsmarkt eingetreten, die Arbeit und Privataufgaben kombinieren müssen. Dank der Möglichkeit die Arbeitszeiten (teilweise) selbst zu bestimmen, können Arbeitnehmer die Arbeit und das Privatleben besser kombinieren.

Tagein, tagaus wird der Berufsverkehr durch Staus beeinträchtigt. Dadurch verlieren viele Arbeitnehmer viel Zeit und kommen viel später nach Hause als gewünscht. Im Hinblick darauf wird es immer interessanter (teilweise) von zu Hause aus zu arbeiten. Das führt außerdem zu einer Verminderung des CO2-Ausstoßes. Hierauf werde ich später noch zurückkommen.

Die Unternehmenshierarchien werden flacher, Kooperation wird immer wichtiger. Stellen und Funktionen werden immer weniger statisch. Es wird weniger in hierarchischen Strukturen und immer mehr projektbezogen, in wechselnden Positionen und an wechselnden Standorten, gearbeitet. Außerdem werden der Austausch und die schnelle Auffindbarkeit von Informationen in der heutigen Informationsgesellschaft immer wichtiger. Die Büroeinrichtung kann hier die nötigen Voraussetzungen schaffen und unterstützend wirken. Flexible Arbeitsplätze ermöglichen Besprechungen mit variablen Gruppen, und die großen Büroräume erleichtern die Beratung mit Kollegen.
Die Informationstechnologie trägt dazu bei, dass die Arbeit unabhängig von Ort und Zeit verrichtet werden kann: Informationen werden zunehmend zentral gespeichert und sind an 'jeder' Stelle abrufbar.

Voraussetzungen für Heimarbeit
Wenn Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten, ist der Arbeitgeber für einen gesunden Arbeitsplatz verantwortlich. In diesem Zusammenhang sind deutliche Vereinbarungen über die Arbeit und den Arbeitsplatz zu treffen. Der Arbeitsplatz zu Hause ist so einzurichten, dass das Risiko von Beschwerden möglichst gering ist. Und der Heimarbeiter muss gleichzeitig bequem und effektiv arbeiten können.
Es ist ratsam mit dem Arbeitnehmer einen Heim- oder Telearbeitsvertrag abzuschließen. In diesem Vertrag wird festgelegt, welche Arbeiten der Arbeitnehmer zu Hause verrichtet, und welchen Anforderungen der Arbeitsplatz zu Hause genügen muss. Daneben können folgende Punkte festgelegt werden:
• Wem die Apparatur gehört;
• Ob der Arbeitnehmer die Apparatur auch privat nutzen darf;
• Wie oft und wie lange zu Hause gearbeitet werden darf;
• Wie die Kommunikation mit dem Büro abläuft;
• Wie die Kosten verteilt werden;
• Wie der Arbeitsplatz ergonomisch einzurichten und einzustellen ist (auch Arbeitsplätze zu Hause müssen den geltenden Arbeitsschutzanforderungen gerecht werden);
• Wie die Arbeit und das Privatleben zu trennen sind, und wie ein guter Ausgleich zwischen beiden Bereichen erreicht werden kann.

Voraussetzungen für eine innovative Büroeinrichtung
Um neue Formen der Büroeinrichtung erfolgreich implementieren zu können, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen. Der Arbeitsprozess, das Einrichtungskonzept, die Arbeitsplatzzuweisung, die Informationstechnologie und die Unternehmenskultur müssen im gegenseitigen Zusammenhang betrachtet und behandelt werden. Jede Veränderung in einem der Bereiche hat Auswirkungen auf die übrigen Bereiche. So beeinflusst die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen die Unternehmenskultur. Manchmal entstehen unerwartete Nebeneffekte: Bei einem Unternehmen kamen nach der Einführung flexibler Arbeitszeiten die Mitarbeiter immer früher zur Arbeit - weil jeder einen Platz am Fenster ergattern wollte.
Um neue Einrichtungskonzepte erfolgreich umsetzen zu können, wird neue Informationstechnologie eingesetzt. Man muss lernen damit umzugehen, und das kostet Zeit (und Geld). Auch ist ein gutes Gleichgewicht zwischen Privatsphäre und Zugänglichkeit der Arbeitsplätze erforderlich. Vertrauliche Unternehmensinformationen sind zu sichern. Ein eigener Arbeitsplatz wird in der Regel besser aufgeräumt und sauber gehalten, weil es den eigenen Arbeitsplatz betrifft. Bei flexiblen Arbeitsplätzen wird das viel weniger der Fall sein. Aus diesem Grund sind diesbezüglich Vereinbarungen zu treffen, man spricht hier von "Clean-desk-Policy".

Eine weitere Herausforderung ist die Erreichbarkeit von Kollegen. Wenn jeder Mitarbeiter jeden Tag an einem anderen Platz sitzt, ist es schwieriger den Kollegen zu finden, den man sprechen möchte. Hierüber muss im Vorfeld nachgedacht werden.

Umweltvorteile
Auch die Umweltvorteile von Heimarbeit sind beträchtlich. Die Gesamtzahl der zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zurückgelegten Kilometer beträgt in den Niederlanden täglich 110.000.000 km. Mittels der Einführung von Heimarbeit und flexiblen Arbeitszeiten lässt sich diese Anzahl deutlich verringern. Wird beispielsweise an einem von fünf Tagen von zu Hause aus gearbeitet, so reduziert dies die gefahrenen Kilometer um 20%!


Folgendes Beispiel zeigt, wie groß die wirtschaftlichen und die Umweltvorteile sind. Ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten führt einen Heimarbeitstag pro Woche ein. Dadurch werden jährlich 22 km x 200 Arbeitstage/Jahr x 20% (1 Heimarbeitstag/Arbeitswoche) = 880 km pro Person gespart. Das Unternehmen bewirkt also eine Reduzierung um 88.000 km pro Jahr, was einer Verringerung des CO2-Ausstoßes um 11.880.000 Gramm pro Jahr entspricht! Neben dem Umwelteffekt ist die Regelung auch wirtschaftlich interessant: Bei Durchschnittskosten von € 0,19 pro Kilometer werden € 16.720 an Reisekosten eingespart. Dabei ist die Reisezeit noch nicht einmal berücksichtigt.

Eingesparte Bürofläche
In den meisten Büros sind viele Arbeitsplätze nicht durchgängig besetzt. Dadurch entstehen unnötige Kosten. Welche Einsparungen sind nun mittels der Reduzierung der Gesamtzahl an Arbeitsplätzen möglich? Im oben genannten Beispiel sind wir von einem Heimarbeitstag pro Woche ausgegangen. In diesem Fall kann die Gesamtzahl der Arbeitsplätze um 10-20% reduziert werden. Da ein typischer Arbeitsplatz € 17.000 à € 27.000 pro Jahr kostet (Quelle: www.facana.nl), bewirkt diese Reduzierung der Arbeitsplätze eine potenzielle Einsparung von mindestens 20 x € 17.000 = € 340.000 pro Jahr. Dem stehen selbstverständlich die für die Arbeitsplätze zu Hause notwendigen Investitionen gegenüber.

Praktische Umsetzung
Wie kann ein flexibler Arbeitsplatz bzw. ein Arbeitsplatz zu Hause aussehen? Welchen Anforderungen muss ein solcher Arbeitsplatz gerecht werden? In den meisten Fällen werden flexible Arbeitsplätze und Arbeitsplätze zu Hause mit einem Laptop ausgestattet. Der Laptop genügt jedoch nicht den folgenden gesetzlichen Mindestanforderungen:
• Der Bildschirm muss sich frei aufstellen, leicht verstellen und vom Neigungswinkel her anpassen lassen;
• Die Tastatur muss schräg aufgestellt werden können und darf nicht mit dem Bildschirm verbunden sein;
• Vor der Tastatur muss ausreichend Platz für die Arme und Hände des Benutzers sein.

Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Laptop zu nutzen und dennoch die Mindestanforderungen zu erfüllen. Eine Möglichkeit ist die Verwendung eines mobilen Laptopständers in Kombination mit einer kompakten Tastatur und einer externen Maus. Mit dieser Lösung ist der Vorteil verbunden, dass dieser Satz sich in der Laptoptasche oder im Trolley transportieren lässt und auch zu Hause verwendet werden kann. Ein möglicher Nachteil liegt darin, dass zum Arbeiten jedes Mal alle Kabel wie Daten-, Maus- und Tastaturkabel anzuschließen sind.

Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung eines festen Laptopständers in Kombination mit einer darauf befestigten Dockingstation. Wenn am Arbeitsplatz zu Hause ebenfalls eine solche Vorrichtung aufgestellt wird, entsteht sowohl im Büro als auch zu Hause ein ergonomischer Arbeitsplatz, der außerdem einen Dokumentenhalter bietet.


Eine dritte Möglichkeit ist die Verwendung eines festen Laptopständers mit Dockingstation und einem externen Bildschirm. Laptopbildschirme sind in der Regel ziemlich klein. Mit einem großen Bildschirm arbeitet es sich viel angenehmer: Man hat einen besseren Überblick, kann mehr Informationen gleichzeitig anzeigen und diese größer darstellen. Das Arbeiten mit zwei Bildschirmen (dual screen) führt aktuellen Studien zufolge außerdem zu einer höheren Produktivität und einer geringeren Fehlerquote – in Zeiten des Sparens ein nicht zu unterschätzender Vorteil!
Weitere Anforderungen, die zu erfüllen sind:
• Der Arbeitsplatz muss sich leicht an den Benutzer anpassen lassen, dabei ist etwa an die Höhe der Tischplatte und des Bildschirms zu denken;
• Den Arbeitnehmern werden Anweisungen in Bezug auf die richtige Einstellung des Arbeitsplatzes und den Umgang mit flexiblen Arbeitszeiten und Heimarbeit erteilt;
• Es muss eine Möglichkeit zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände und Unterlagen vorhanden sein, z.B. in Form von Schließfächern und/oder eines Trolleys anstelle einer Laptoptasche;
• Die Hygiene muss gewährleistet sein, da die gemeinsame Verwendung von Telefonen, Tastaturen und Tischen zu Infektionen führen kann; Bekanntlich finden sich auf einer Tastatur oder einem Schreibtisch mehr Bakterien als auf einer WC-Brille.

Abschließend ist festzuhalten, dass die Einführung von flexibler Arbeit und Heimarbeit ein durchdachtes Konzept sowie Investitionen in Arbeitsplätze und Beschäftigte voraussetzt. Dem stehen jedoch bedeutende Vorteile gegenüber – Vorteile für die Beschäftigten und die Umwelt, sowie erhebliche Einsparungsmöglichkeiten für das Unternehmen.

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