Wie bleibt der Schreibtisch aufgeräumt am flexiblen Arbeitsplatz?

Bei NWoW geht es um das Flexibilisieren der Arbeitsweise hinsichtlich Arbeitszeiten und Arbeitsort. Es wird nicht mehr an festen Arbeitsplätzen, sondern an flexiblen Kreativflächen gearbeitet. Dies kann zu Hause oder unterwegs sein, aber eben auch im Büro. Ihre Mitarbeiter entscheiden selbst, wann, wo und wie sie die gewünschte Leistung erbringen. Bei NWoW entscheiden Mitarbeiter mehr in Eigenregie und haben mehr Verantwortung. Dies ist einer der Faktoren, aufgrund derer die Mitarbeiterzufriedenheit zunimmt. Gleichzeitig sinken die Anschaffungskosten für z.B. Büro- und IT-Ausstattung. Aber es gibt auch einen Nachteil. 

NWoW funktioniert nicht vollkommen unverbindlich oder ohne Spielregeln. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Einführung von NWoW mit der Clean Desk Policy zu verbinden. Clean desk erfordert jedoch einige Erläuterungen, Kommunikation, neue Fähigkeiten, Hilfsmittel und daran angepasste Arbeitsplatzkonzepte.
 

Entsprechend der Clean Desk Policy wird von Mitarbeitern erwartet, dass sie ihren Arbeitsplatz am Ende ihres Arbeitspensums leer und sauber hinterlassen und Gegenstände wie Unterlagen, Schreibwaren und persönliche Gegenstände wegräumen oder mitnehmen. In einigen Fällen verlangt die Richtlinie, dass der Schreibtisch nach jedem Verlassen leer und sauber zurückgelassen wird, auch wenn es nur um einen Termin von einer halben Stunde geht. Auf diese Weise werden Arbeitsbereiche effizient genutzt, sie sind bei Abwesenheit des Benutzers nicht unnötig belegt.

Büros, die auf NWoW umgestellt haben, sehen oft aufgeräumt und gut organisiert aus und stellen ein inspirierendes Umfeld dar, besonders kurz nach deren Ersteinrichtung. Je nach Arbeitsaufgabe wird von Mitarbeitern erwartet, dass sie täglich eine geeignete Arbeitszone wählen, wie z.B. am großen Tisch im Eingangsbereich, im Besprechungsraum, ein Platz zum konzentrierten Arbeiten usw. Unsere moderne Technologie sorgt dafür, dass Mitarbeiter überall arbeiten können, also auch zu Hause. Der größte Teil der Arbeit wird digital erledigt, und die Verfügbarkeit von physischen Archivräumen wurde häufig schon stark reduziert. Der Lockercase, die Trolley- oder Laptoptasche dient jeweils als persönliches Arbeitsarchiv. Da jede Arbeitszone für jeden zur Verfügung stehen sollte, gilt überall auch die Clean Desk Policy.



 

Für 9 von 10 Unternehmen sind NWoW und die Clean Desk Policy untrennbar miteinander verbunden. Einer der genannten Hauptgründe ist der Schutz der Unternehmensdaten. Vertrauliche Unterlagen oder vertrauliche Kundeninformationen stellen ein Geschäftsrisiko dar. Darüber hinaus hinterlässt ein voller und unordentlicher Schreibtisch keinen professionellen Eindruck bei Kollegen, Kundenbesuchen oder ganz allgemein nach außen hin. Ein leerer Schreibtisch wirkt „ruhig“, damit Menschen übersichtlicher und einfacher arbeiten können.

Dennoch zeigt der National Workplace Survey, dass 38 % der Mitarbeiter das „sich wohlfühlen wie zu Hause“ für das Wichtigste am Büroarbeitsplatz halten (2011)1. Die Personalisierung des Arbeitsplatzes ist für 47 % der Befragten wichtig. Wissenschaftliche Studien der University of Exeter (GB)2 zeigen auch, dass Mitarbeiter glücklicher sind, wenn sie ihre eigenen Büroarbeitsplätze einrichten dürfen.
 

Wenn man NWoW mit einer Clean Desk Policy verbindet, stellt man sicher, dass Mitarbeiter ihre Sachen irgendwo unterbringen können, wenn sie den Schreibtisch leer zurücklassen. Das kann ein Trolley sein oder ein zentraler Ort, an dem sich die Lockercases befinden. Aber auch über die Frage (teilweise aus hygienischen Gründen), ob Mitarbeiter eine eigene Tastatur haben sollten oder nicht, sollte gut überlegt werden. Eine eigene Tastatur und Maus müssen ebenfalls verstaut werden, was den Schreibtisch noch aufgeräumter macht.

The New Way of Working und die Clean Desk Policy sind zwei Konzepte, die perfekt zusammenpassen. Aus Arbeitgebersicht ist clean desk sogar ein Muss. Mitarbeiter empfinden clean desk manchmal als Belastung und unnötiges Übel. Letztere Zweifel können Ihnen genommen werden, indem man die Spielregeln gut kommuniziert und bei Bedarf die richtigen Hilfsmittel zur Verfügung stellt.