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Wie bleibt der Schreibtisch aufgeräumt am flexiblen Arbeitsplatz?

Das kennt man: Sie kommen morgens ins Büro, suchen sich einen Schreibtisch für den Tag und nehmen Ihren Laptop aus der Tasche. Sie schließen Ihre Tastatur und Maus an und stellen sicher, dass der Bildschirm mit dem Laptop verbunden ist. Der Arbeitsplatz ist einsatzbereit... Obwohl nur fast, denn etwas fehlt noch. Der Kollege, der gestern an diesem Schreibtisch saß, hat ihn ordentlich und ganz leer zurückgelassen. Genau wie Sie es gestern an Ihrem Arbeitsplatz getan haben. Also zurück zum Spind, Lockercase oder Trolley, um Unterlagen, Stifte und Post-its zu holen.

clean desk
New Way of Working (NWoW) – Arbeitswelten der Zukunft
Bei NWoW geht es um das Flexibilisieren der Arbeitsweise hinsichtlich Arbeitszeiten und Arbeitsort. Es wird nicht mehr an festen Arbeitsplätzen, sondern an flexiblen Kreativflächen gearbeitet. Dies kann zu Hause oder unterwegs sein, aber eben auch im Büro. Ihre Mitarbeiter entscheiden selbst, wann, wo und wie sie die gewünschte Leistung erbringen. Bei NWoW entscheiden Mitarbeiter mehr in Eigenregie und haben mehr Verantwortung. Dies ist einer der Faktoren, aufgrund derer die Mitarbeiterzufriedenheit zunimmt. Gleichzeitig sinken die Anschaffungskosten für z.B. Büro- und IT-Ausstattung. Aber es gibt auch einen Nachteil. 

NWoW funktioniert nicht vollkommen unverbindlich oder ohne Spielregeln. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Einführung von NWoW mit der Clean Desk Policy zu verbinden. Clean desk erfordert jedoch einige Erläuterungen, Kommunikation, neue Fähigkeiten, Hilfsmittel und daran angepasste Arbeitsplatzkonzepte.
 
Autonomie
NWoW trägt zur Autonomie des Mitarbeiters bei. Wichtig ist dabei die Unterstützung des Unternehmensleitbilds und die richtige Koordination von Tools und Technologien, um die Produktivität zu optimieren. Es ermöglicht den Mitarbeitern, ihre eigene Arbeitsleistung zu optimieren, was sie zufriedener, motivierter und kreativer macht.

Diese Autonomie und das flexible Arbeiten bedeuten jedoch, dass das Unternehmen zusammen mit seinen Mitarbeitern klare Vereinbarungen treffen muss, was der Mitarbeiter autonom entscheiden darf und was flexibles Arbeiten genau bedeutet.
 
Autonomie
Clean desk, was genau ist das?
Entsprechend der Clean Desk Policy wird von Mitarbeitern erwartet, dass sie ihren Arbeitsplatz am Ende ihres Arbeitspensums leer und sauber hinterlassen und Gegenstände wie Unterlagen, Schreibwaren und persönliche Gegenstände wegräumen oder mitnehmen. In einigen Fällen verlangt die Richtlinie, dass der Schreibtisch nach jedem Verlassen leer und sauber zurückgelassen wird, auch wenn es nur um einen Termin von einer halben Stunde geht. Auf diese Weise werden Arbeitsbereiche effizient genutzt, sie sind bei Abwesenheit des Benutzers nicht unnötig belegt.

Büros, die auf NWoW umgestellt haben, sehen oft aufgeräumt und gut organisiert aus und stellen ein inspirierendes Umfeld dar, besonders kurz nach deren Ersteinrichtung. Je nach Arbeitsaufgabe wird von Mitarbeitern erwartet, dass sie täglich eine geeignete Arbeitszone wählen, wie z.B. am großen Tisch im Eingangsbereich, im Besprechungsraum, ein Platz zum konzentrierten Arbeiten usw. Unsere moderne Technologie sorgt dafür, dass Mitarbeiter überall arbeiten können, also auch zu Hause. Der größte Teil der Arbeit wird digital erledigt, und die Verfügbarkeit von physischen Archivräumen wurde häufig schon stark reduziert. Der Lockercase, die Trolley- oder Laptoptasche dient jeweils als persönliches Arbeitsarchiv. Da jede Arbeitszone für jeden zur Verfügung stehen sollte, gilt überall auch die Clean Desk Policy.

clean desk policy beispiel

 
Untrennbar miteinander verbunden
Für 9 von 10 Unternehmen sind NWoW und die Clean Desk Policy untrennbar miteinander verbunden. Einer der genannten Hauptgründe ist der Schutz der Unternehmensdaten. Vertrauliche Unterlagen oder vertrauliche Kundeninformationen stellen ein Geschäftsrisiko dar. Darüber hinaus hinterlässt ein voller und unordentlicher Schreibtisch keinen professionellen Eindruck bei Kollegen, Kundenbesuchen oder ganz allgemein nach außen hin. Ein leerer Schreibtisch wirkt „ruhig“, damit Menschen übersichtlicher und einfacher arbeiten können.

Dennoch zeigt der National Workplace Survey, dass 38 % der Mitarbeiter das „sich wohlfühlen wie zu Hause“ für das Wichtigste am Büroarbeitsplatz halten (2011)1. Die Personalisierung des Arbeitsplatzes ist für 47 % der Befragten wichtig. Wissenschaftliche Studien der University of Exeter (GB)2 zeigen auch, dass Mitarbeiter glücklicher sind, wenn sie ihre eigenen Büroarbeitsplätze einrichten dürfen.
 
Zusätzliche Begebenheiten
In vielen Fällen sind Hygiene und Reinigungskosten ein wichtiges Thema für das Facility Management. Büros, die voll gestapelt sind mit Unterlagen, Ordnern, Tastaturen und Mäusen, können nicht gut und schnell genug gereinigt werden, was eine geringere Hygiene und/oder hohe Reinigungskosten zur Folge hat. Im Büro wimmelt es von Bakterien und Schimmel. Bürostühle, Bodenbeläge, Übertöpfe und Tastaturen sind hervorragende Nährböden. Das schadet an sich nicht, denn Bakterien und Pilze gibt es überall. Aber bei mehr als 500 Bakterien pro Kubikmeter spricht man von einem ungesunden Arbeitsplatz.
Zusätzliche Begebenheiten
Was benötigt man für eine erfolgreiche Clean Desk Policy?
Wenn man NWoW mit einer Clean Desk Policy verbindet, stellt man sicher, dass Mitarbeiter ihre Sachen irgendwo unterbringen können, wenn sie den Schreibtisch leer zurücklassen. Das kann ein Trolley sein oder ein zentraler Ort, an dem sich die Lockercases befinden. Aber auch über die Frage (teilweise aus hygienischen Gründen), ob Mitarbeiter eine eigene Tastatur haben sollten oder nicht, sollte gut überlegt werden. Eine eigene Tastatur und Maus müssen ebenfalls verstaut werden, was den Schreibtisch noch aufgeräumter macht.
LockerCase
Eine weitere Lösung ist ein Lockercase. Dies ist im Grunde eine Art persönliche Aufbewahrungsbox für Büroaccessoires. Damit haben Flexarbeiter ihr Bürozubehör immer griffbereit. Bevor mit der Arbeit begonnen wird, nimmt man sie an zentraler Stelle aus dem Schrank und legt sie anschließend wieder an ihren Platz.
Trolley
Ein Laptop-Trolley bietet ausreichend Platz, um darin einen Laptop, eine Tastatur, eine Maus, einen Laptophalter, Stifte und Unterlagen zu verstauen. So hat man sein Arbeitszubehör immer dabei. Und man hinterlässt einen sauberen und leeren Schreibtisch für den nächsten.

Eine eigene (drahtlose) Tastatur oder nicht?
In Anbetracht der erforderlichen Hygienestandards ist es nicht verwunderlich, dass sich immer mehr Unternehmen dafür entscheiden, allen Mitarbeitern eine eigene Tastatur zur Verfügung zu stellen. Abgesehen von den ergonomischen Voraussetzungen, die für eine gute Wahl berücksichtigt werden sollten, spielen auch Umweltverschmutzung und Kosten eine wichtige Rolle. Drahtlos schafft Freiheit für Arbeitnehmer, aber auch Herausforderungen für Arbeitgeber (IT-Management, Ausgabe und Umweltverschmutzung durch Batterien). Eine Reihe von Anbietern nutzendiese Vorteile, indem sie kompakte Tastaturen anbieten, die sowohl drahtlos als auch wiederaufladbar sind. Eine Lösung, die sowohl der Hygiene, Umweltverträglichkeit, den Reinigungskosten und den Benutzerkomfort zugutekommen.


 
Fazit
The New Way of Working und die Clean Desk Policy sind zwei Konzepte, die perfekt zusammenpassen. Aus Arbeitgebersicht ist clean desk sogar ein Muss. Mitarbeiter empfinden clean desk manchmal als Belastung und unnötiges Übel. Letztere Zweifel können Ihnen genommen werden, indem man die Spielregeln gut kommuniziert und bei Bedarf die richtigen Hilfsmittel zur Verfügung stellt.



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