„Das Arbeiten effizienter, effektiver und produktiver machen.“ Das sind drei schöne Managementbegriffe. Was bedeutet dies nun konkret für das Unternehmen und den Mitarbeiter?
- Effizient: So organisieren, dass es die wenigsten Mittel und die geringste Anstrengung erfordert -> zweckmäßig
- Effektiv: Womit (durch was) das Ziel erreicht wird -> zielgerichtet
- Produktiv: Es bringt uns mehr mit der gleichen Anstrengung -> fruchtbar
Aus der Perspektive des Mitarbeiters: Ein Mitarbeiter lebt und arbeitet in einer 24-h-Gesellschaft. Die Versorgung mit Informationen hört nicht auf, egal, wo man ist. Ob im Büro, zuhause auf dem Sofa oder unterwegs, überall gibt es Reize, überall erfährt man Neuigkeiten und man ist immer und überall erreichbar. Indem man klug mit dieser Informationsflut umgeht und die Arbeitszeit intelligent aufteilt, beugt man einer Überreizung vor. Stellen Sie sich vor, dass der Arbeitstag nicht damit beginnt, dass Sie im Stau stehen; stattdessen fahren Sie zuhause den Laptop hoch und arbeiten die E-Mails ab, bevor Sie ins Auto steigen und in Ruhe zum Büro fahren. So nutzt man seine Zeit effizient und beugt jeder Menge Staufrust vor. Sie starten entspannter in den Tag, was bedeutet, dass Sie produktiver sind, weil sie ihn nicht mit Stress begonnen haben.
Aus der Perspektive des Arbeitgebers: In einem durchschnittlichen Büro sind 50-60 % der Arbeitsplätze besetzt. Dass nicht alle Plätze besetzt sind, liegt daran, dass einige Menschen in Teilzeit arbeiten. Aber auch diese unbenutzten Plätze kosten Geld. Mit dem NA gibt es keine „festen“ Arbeitsplätze mehr, sondern nur noch „flexible“ Arbeitsplätze. Das bedeutet, dass ein Unternehmen weniger Arbeitsplätze anzubieten braucht, was wiederum Kosten spart: Ein gutes Beispiel für effizientes Unternehmertum. Das bedeutet aber auch, dass Sie als Arbeitgeber dafür sorgen müssen, dass diese flexiblen Arbeitsplätze gut mit einfach einzustellenden Accessoires (Monitorarm, Stuhl und Schreibtisch zum Beispiel) ausgestattet sind, sodass der Arbeitnehmer seine Arbeit gut verrichten kann.
Das Arbeitsumfeld
„Den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen, um ihm so innerhalb des Unternehmens den Raum und die Freiheit zu geben, selbst zu entscheiden, wie, wo und wann er arbeitet. Dies geht nur, wenn das Unternehmen darauf ausgerichtet ist. Es ist deshalb wichtig, dass diese Mitarbeiter mit guten und passenden Lösungen die Möglichkeit bekommen, immer und überall gesund und produktiv zu arbeiten.“
Jetzt kommen wir an den Punkt, an dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich treffen. Der eine aus dem Blickwinkel der eigenen Freiheit heraus, und der andere aus dem Blickwinkel der Kosteneinsparung und des maximalen Ergebnisses heraus. Wenn es weniger oder gar keine festen Arbeitsplätze mehr gibt, dann bedeutet das, dass ein Mitarbeiter die Freiheit hat, sich dorthin zu setzen, wo er will. Darin lauert allerdings auch die große Gefahr, dass sein Arbeitsplatz nicht den Anforderungen genügt. Ob das jetzt im Büro, zuhause oder unterwegs ist, ein gut eingerichteter Arbeitsplatz steigert die Produktivität und lässt uns effizienter und effektiver arbeiten.
Manche Arbeiten eignen sich nicht für ein lautes Großraumbüro. Während ich diesen Artikel geschrieben habe, saß ich mit einem Kopfhörer mit Störschallunterdrückung und meiner Lieblingsmusik an einem Konzentrationsarbeitsplatz, um den Text mit optimaler Konzentration schreiben zu können. Administrative Sachen und Telefontermine versuche ich, soweit wie möglich von zuhause aus zu erledigen. Dann störe ich meine Kollegen nicht, wenn ich telefoniere, und für die Verwaltungsarbeiten brauche ich eine andere Art der Konzentration; außerdem braucht nicht jeder zu sehen, was ich tue. Kurz gesagt, wenn Sie über ein flexibles Arbeitsumfeld nachdenken, sollten Sie sich auf jeden Fall gründlich darüber Gedanken machen, welche Funktionen das Büroumfeld haben soll.
Wussten Sie schon, dass ein schlecht eingerichteter Arbeitsplatz zu einem Produktivitätsverlust führt?
Ein relativ einfacher Eingriff ist, dafür zu sorgen, dass der Arbeitsplatz mit den richtigen Accessoires ausgestattet ist. Nicht am Küchentisch auf einem Stuhl arbeiten, der für ein Essen mit Freunden geeignet ist, aber nicht, um darauf mehrere Stunden am Stück zu sitzen. „Mit einem Laptop zu arbeiten sollte eigentlich verboten werden“, sagt John van Hooft. „Damit meine ich einen Laptop ohne Laptoperhöher oder externen Monitor und einer separaten Tastatur und Maus. Mit diesen Accessoires verbessern wir nicht nur den Komfort bei der Laptoparbeit, sondern auch den Arbeitsspaß im Büro, unterwegs und auch zuhause. Obendrein steigt die Produktivität auch noch um mehr als 15 %.“