Die 3 wichtigsten Vorteile des Neuen Arbeitens

Vor 15 Jahren hat Bill Gates von Microsoft den Begriff „Neues Arbeiten“ in einem Whitepaper eingeführt. Und eigentlich ist es immer noch ein aktuelles Thema in der Bürowelt. Die weltweiten Trends wie etwa Globalisierung (wird das je nachlassen?), die 24-h-Gesellschaft (feiert ihren Triumph) und die Überflutung mit Informationen (dank Internet und mobiler Geräte) gibt es immer noch, genauso wie vor 15 Jahren. Das alles hat einfach nur zugenommen, und infolgedessen herrscht mehr Druck bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Was ist das Neue Arbeiten?
Es gibt mehr als nur eine Definition fürs Neue Arbeiten (NA). Es hängt auch davon ab, wen man fragt, den Arbeitnehmer oder den Arbeitgeber. Beide haben ihr eigenes Interesse an der Auslegung des NA. Für den Arbeitgeber wären Kosteneinsparungen ein wichtiger Teil der Auslegung, während dem Arbeitnehmer wiederum Freiheit und Raum für sich selbst darin wichtig sind.


Uns gefällt folgende Definition des NA:
„Das Arbeiten effizienter, effektiver und produktiver machen. Den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen, um ihm so innerhalb des Unternehmens den Raum und die Freiheit zu geben, selbst zu entscheiden, wie, wo und wann er arbeitet. Dies geht nur, wenn das Unternehmen darauf ausgerichtet ist. Es ist deshalb wichtig, dass diese Mitarbeiter mit guten und passenden Lösungen die Möglichkeit bekommen, immer und überall gesund und produktiv zu arbeiten. Das Ziel: Immer und überall die mentale und physische Gesundheit des Mitarbeiters zu fördern.“

„Das Arbeiten effizienter, effektiver und produktiver machen.“ Das sind drei schöne Managementbegriffe. Was bedeutet dies nun konkret für das Unternehmen und den Mitarbeiter?

• Effizient: So organisieren, dass es die wenigsten Mittel und die geringste Anstrengung erfordert -> zweckmäßig
• Effektiv: Womit (durch was) das Ziel erreicht wird -> zielgerichtet
• Produktiv: Es bringt uns mehr mit der gleichen Anstrengung -> fruchtbar

Aus der Perspektive des Mitarbeiters: Ein Mitarbeiter lebt und arbeitet in einer 24-h-Gesellschaft. Die Versorgung mit Informationen hört nicht auf, egal, wo man ist. Ob im Büro, zuhause auf dem Sofa oder unterwegs, überall gibt es Reize, überall erfährt man Neuigkeiten und man ist immer und überall erreichbar. Indem man klug mit dieser Informationsflut umgeht und die Arbeitszeit intelligent aufteilt, beugt man einer Überreizung vor. Stellen Sie sich vor, dass der Arbeitstag nicht damit beginnt, dass Sie im Stau stehen; stattdessen fahren Sie zuhause den Laptop hoch und arbeiten die E-Mails ab, bevor Sie ins Auto steigen und in Ruhe zum Büro fahren. So nutzt man seine Zeit effizient und beugt jeder Menge Staufrust vor. Sie starten entspannter in den Tag, was bedeutet, dass Sie produktiver sind, weil sie ihn nicht mit Stress begonnen haben.



Aus der Perspektive des Arbeitgebers: In einem durchschnittlichen Büro sind 50-60 % der Arbeitsplätze besetzt. Dass nicht alle Plätze besetzt sind, liegt daran, dass einige Menschen in Teilzeit arbeiten. Aber auch diese unbenutzten Plätze kosten Geld. Mit dem NA gibt es keine „festen“ Arbeitsplätze mehr, sondern nur noch „flexible“ Arbeitsplätze. Das bedeutet, dass ein Unternehmen weniger Arbeitsplätze anzubieten braucht, was wiederum Kosten spart: Ein gutes Beispiel für effizientes Unternehmertum. Das bedeutet aber auch, dass Sie als Arbeitgeber dafür sorgen müssen, dass diese flexiblen Arbeitsplätze gut mit einfach einzustellenden Accessoires (Monitorarm, Stuhl und Schreibtisch zum Beispiel) ausgestattet sind, sodass der Arbeitnehmer seine Arbeit gut verrichten kann.

Das Arbeitsumfeld
„Den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen, um ihm so innerhalb des Unternehmens den Raum und die Freiheit zu geben, selbst zu entscheiden, wie, wo und wann er arbeitet. Dies geht nur, wenn das Unternehmen darauf ausgerichtet ist. Es ist deshalb wichtig, dass diese Mitarbeiter mit guten und passenden Lösungen die Möglichkeit bekommen, immer und überall gesund und produktiv zu arbeiten.“

Jetzt kommen wir an den Punkt, an dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich treffen. Der eine aus dem Blickwinkel der eigenen Freiheit heraus, und der andere aus dem Blickwinkel der Kosteneinsparung und des maximalen Ergebnisses heraus. Wenn es weniger oder gar keine festen Arbeitsplätze mehr gibt, dann bedeutet das, dass ein Mitarbeiter die Freiheit hat, sich dorthin zu setzen, wo er will. Darin lauert allerdings auch die große Gefahr, dass sein Arbeitsplatz nicht den Anforderungen genügt. Ob das jetzt im Büro, zuhause oder unterwegs ist, ein gut eingerichteter Arbeitsplatz steigert die Produktivität und lässt uns effizienter und effektiver arbeiten.

Manche Arbeiten eignen sich nicht für ein lautes Großraumbüro. Während ich diesen Artikel geschrieben habe, saß ich mit einem Kopfhörer mit Störschallunterdrückung und meiner Lieblingsmusik an einem Konzentrationsarbeitsplatz, um den Text mit optimaler Konzentration schreiben zu können. Administrative Sachen und Telefontermine versuche ich, soweit wie möglich von zuhause aus zu erledigen. Dann störe ich meine Kollegen nicht, wenn ich telefoniere, und für die Verwaltungsarbeiten brauche ich eine andere Art der Konzentration; außerdem braucht nicht jeder zu sehen, was ich tue. Kurz gesagt, wenn Sie über ein flexibles Arbeitsumfeld nachdenken, sollten Sie sich auf jeden Fall gründlich darüber Gedanken machen, welche Funktionen das Büroumfeld haben soll.


Wussten Sie schon, dass ein schlecht eingerichteter Arbeitsplatz zu einem Produktivitätsverlust führt?
Ein relativ einfacher Eingriff ist, dafür zu sorgen, dass der Arbeitsplatz mit den richtigen Accessoires ausgestattet ist. Nicht am Küchentisch auf einem Stuhl arbeiten, der für ein Essen mit Freunden geeignet ist, aber nicht, um darauf mehrere Stunden am Stück zu sitzen. „Mit einem Laptop zu arbeiten sollte eigentlich verboten werden“, sagt John van Hooft. „Damit meine ich einen Laptop ohne Laptoperhöher oder externen Monitor und einer separaten Tastatur und Maus. Mit diesen Accessoires verbessern wir nicht nur den Komfort bei der Laptoparbeit, sondern auch den Arbeitsspaß im Büro, unterwegs und auch zuhause. Obendrein steigt die Produktivität auch noch um mehr als 15 %.“

Oben habe ich bereits mehr oder weniger drei verschiedene Arten von Räumen benannt: das Großraumbüro, den Konzentrationsarbeitsplatz, an dem Ablenkung unerwünscht ist, und eine Umgebung, in der man telefonieren kann, ohne jemanden zu stören. Ich habe auch von einfachen Lösungen gesprochen, mit denen man gut mit einem Laptop arbeiten kann. Aber wenn Sie als Arbeitgeber sich jetzt obenstehende Lösungen anschauen, sollten Sie nicht vergessen, dass der Arbeitnehmer das wichtigste Kapital ist. Behalten Sie immer das Ziel im Auge: Immer und überall die mentale und physische Gesundheit des Mitarbeiters fördern.

Ein Mitarbeiter, der sowohl mental als auch physisch eine gute Kondition hat, kann am meisten ins Unternehmen einbringen. Und das bedeutet mehr als nur ein gutes Arbeitsumfeld mit gutem Schreibtisch und Stuhl.

Der (häufig) vergessene mentale Faktor
Sie haben als Arbeitgeber über die verschiedenen Arten von Arbeitsräumen in Ihrem Büroumfeld nachgedacht. Sie haben für Ihre Mitarbeiter ein schönes Paket an Accessoires, mit denen Arbeiten mit einem Laptop angenehmer und auch produktiver wird. Aber dann stehen Sie trotzdem noch vor einer Herausforderung. Zu Anfang haben wir von der 24-h-Gesellschaft gesprochen; immer nur arbeiten. Außerdem die Informationsflut; immer und überall erreichbar sein. Wie bringt man dann Ruhe unter die Mitarbeiter? Wie erreicht man eine Verhaltensänderung?

Sie können sie natürlich bezüglich gesunder und effizienter Bildschirmarbeit coachen. Sie können dafür mit ihnen in den Dialog treten und erklären, was man bei der flexiblen Arbeit tun und lassen sollte. Und Sie können sie natürlich regelmäßig fragen, wie es ihnen geht. Dies sind eigentlich grundlegende Pflichtaufgaben für einen Arbeitgeber. Aber reicht das aus?

Um eine Verhaltensveränderung und damit gesunde und effiziente Bildschirmarbeit zu erreichen, reicht es nicht aus, die Mitarbeiter gelegentlich aufzuklären. Eine Verhaltensveränderung ist ein schwieriger Prozess, der mit der Bewusstwerdung beginnt und mit permanentem Coaching verankert werden kann. Ein persönlicher Coach für jeden Mitarbeiter? Das ist unbezahlbar, denken Sie wahrscheinlich, aber auch hierfür gibt es intelligente Hilfsmittel. Es gibt Softwarelösungen, die dem Arbeitnehmer sein Arbeitsverhalten bewusster machen und ihn dabei unterstützen, eine gesunde und auch effiziente Art der Bildschirmarbeit zu etablieren.

Das Neue Arbeiten bringt sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer Herausforderungen mit sich. Es erfordert eine Verhaltensänderung auf beiden Seiten, es geht um beiderseitiges Vertrauen, und es sind Investitionen nötig. Aber wenn Sie es auf die richtige Art angehen, bietet das Neue Arbeiten Ihnen viele Vorteile.

• Weniger Unterbrechungen: Sorgen Sie dafür, dass es Orte (und Arbeitszeiten) gibt, in denen Sie ohne Unterbrechungen arbeiten können. Meine Lieblingstageszeit ist, wenn ich morgens um 7.00 Uhr vor den Staus den Schlüssel in die Tür unseres Büros stecke und meinen Laptop öffne. Eine Stunde das Reich für mich alleine haben, um meine Inbox abzuarbeiten, die Todo-Liste anzulegen und das erste Projekt zu starten.
• Flexible und effektive Zeiteinteilung: Stellen Sie sich vor, dass Sie in einem Großraumbüro mit Kollegen sitzen, die sich ständig miteinander besprechen. Wie oft werden Sie dann von dem abgelenkt, mit dem Sie gerade beschäftigt sind? Wie oft müssen Sie den Satz in dem Bericht neu formulieren, bevor Sie das schreiben, was Sie eigentlich meinen? Das klingt nicht, als wäre es der Produktivität förderlich. Es gibt dann mehrere Optionen: Sie arbeiten zuhause, weil Sie den Bericht fertigstellen müssen; Sie gehen an einen Konzentrationsarbeitsplatz, um ihn dort fertigzustellen, oder Sie machen vor 8.00 oder nach 17.00 mit diesem Bericht weiter.
• Vertrauen: Dadurch, dass der Mitarbeiter – natürlich in Absprache – Ort und Zeit flexibler einteilen kann, erleben Sie ein Gefühl des Vertrauens. Dieses Gefühl sorgt dafür, dass er sich wohler fühlt und gerade diesen Schritt zusätzlich geht.
• Mehr Zeit für Bewegung: Wer legt fest, dass wir dann am produktivsten sind, wenn wir acht Stunden am Stück am Schreibtisch sitzen? Wer sagt, dass wir dann bessere Arbeit leisten, wenn wir jede Stunde kurz einen Pitstop einlegen und unseren Monitor und Arbeitsplatz verlassen? Wenn wir einen kurzen Spaziergang zur Kaffeemaschine machen, statt dass jede Stunde ein Kollege das benötigte Koffein holen geht? Oder während der Mittagspause eine etwas größere Runde laufen? Vielleicht stellen wir uns jede Stunde 20 Minuten lang hin, um so eine andere Haltung einzunehmen und für etwas Bewegung und Abwechslung zu sorgen.

Und es ist eine offene Tür; wenn Sie in einer angenehmen Umgebung arbeiten, wo Vertrauen herrscht und Sie Einfluss darauf haben, wo und wann Sie arbeiten, kurzum: Wenn Ihr mentaler und physischer Zustand gut ist, dann sind Sie weniger anfällig für Stress und Krankheiten.