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Praktische Tipps für gutes Vorankommen im Büro

 
Als PDF herunterladen Jeder, der im Büro bzw. am Bildschirm arbeitet, kennt sie: Konzentrationsprobleme. Vor allem im Großraumbüro liegt die Ablenkung stets auf der Lauer. Kollegen beraten sich, der eine telefoniert, der andere lässt das Radio laufen. Wir geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie konzentrierter und effektiver arbeiten können.

  • Stellen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen ab, damit Sie nicht von eingehenden E-Mails abgelenkt werden. Und schalten Sie auch die Benachrichtigungstöne Ihres Smartphones aus. Alternativ können Sie Ihr Smartphone auch mal ein paar Stunden auslassen, um konzentrierter zu arbeiten.

  • Lesen Sie Ihre E-Mails nicht jeweils nach dem Eintreffen, sondern zu festen Zeiten – zum Beispiel einmal nach der Hälfte der Arbeitszeit und ein zweites Mal eine Stunde vor Arbeitsschluss. Wer ein wirklich dringendes Anliegen hat, wird anrufen oder vorbeikommen.

  • Nutzen Sie die letzten 5-10 Minuten des Arbeitstages, um eine To-Do-Liste für den nächsten Tag zu erstellen. Auf diese Weise können Sie am nächsten Tag direkt loslegen, ohne erst nachdenken zu müssen, was alles ansteht. Das sorgt für Ruhe im Kopf. Sie wissen, was Sie zu tun haben, und können sich besser auf die einzelnen Aufgaben konzentrieren.

  • Stellen Sie Ihre E-Mail so ein, dass sie sich im Kalender öffnet. So vermeiden Sie die Ablenkung durch einen vollen Posteingang! Sie können morgens ruhig Ihr E-Mail-Programm öffnen und sehen dann nur die echten Deadlines: Termine wie Meetings und anderes Wichtige. Wie das geht? Suchen Sie bei Google nach „[Name des E-Mail-Programms] mit Kalender öffnen“.

  • Schluss mit Multi-Tasking! Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen, oder arbeiten Sie blockweise (60-90 Minuten pro Aufgabe).

  • Gehen Sie jede Stunde drei Minuten spazieren. Gehen Sie dabei nach Möglichkeit kurz an die Luft – eine Runde ums Büro oder einmal bis zum Ende der Straße und zurück. Bewegung verschafft Ihrem Gehirn Gelegenheit zur Regeration. Weil es dabei aktiv Informationen speichert, sind Sie bei Rückkehr an den Arbeitsplatz besser konzentriert. So bleibt die Arbeitsgeschwindigkeit optimal, und gewinnen Sie Zeit. Ja, Sie haben richtig gelesen: Wenn Sie Pausen machen, in denen Sie nichts tun, arbeiten Sie schneller und besser.

  • Haben Sie konzentriert gearbeitet oder eine Aufgabe beendet? Dann belohnen Sie sich selbst. Machen Sie einen kurzen Spaziergang, spielen Sie eine Runde Candy Crush oder WordFeud auf dem Smartphone, oder checken Sie Ihre Social Media. So vermeiden Sie auch, dass Sie während der Arbeit genau hierdurch abgelenkt werden. Durch geplante Ablenkungsmomente wird Ihr Gehirn für die nächste Konzentrationsaufgabe aufgeladen.

  • Erledigen Sie diejenige Aufgabe, welche die meiste Konzentration erfordert, am späten Vormittag (zwischen 10 und 12 Uhr). Das Konzentrationsniveau ist dann am höchsten. Die Mittagszeit eignet sich besser für Brainstorming und kreative Aufgaben bzw. für einfachere ausführende Aufgaben.

  • Sie arbeiten in einem Großraumbüro und müssen eine Aufgabe erledigen, die hohe Konzentration erfordert? Versuchen Sie, einen ruhigen Platz zu finden, und sagen Sie Ihren Kollegen, dass Sie in der nächsten Stunde nicht verfügbar sind.

  • Treffen Sie in Großraumbüros deutliche Absprachen mit den Kollegen, um Geräuschbelästigung zu vermeiden. Legen Sie z.B. fest, dass Besprechungen, die länger als 5 Minuten dauern, in einem Nebenraum abgehalten werden.

  • Sprechen Sie Kollegen an, die laut telefonieren. Bitten Sie sie darum, beim nächsten Mal leiser zu sprechen, oder versuchen Sie, gemeinsam eine andere Lösung zu finden.

  • Chaos am Arbeitsplatz verursacht Chaos im Kopf. Versuchen Sie, im Arbeitsraum und auf dem Arbeitstisch Ordnung zu halten, um Ihrem Gehirn möglichst wenig Gelegenheit zur Ablenkung zu geben.

Gelingt es Ihnen trotz allem nicht, im Büro mit der Arbeit voranzukommen? Versuchen Sie, die konzentrationsintensiven Aufgaben zu Zeiten zu erledigen, in denen es im Büro ruhiger ist, oder heben Sie sie, falls möglich, für einen Heimarbeitstag auf.
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