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Was, wenn Ihre E-Mail morgen plötzlich nicht mehr funktioniert?

 
Als PDF herunterladen „Dingding“ – schon wieder eine neue E-Mail. Unüberhörbar, oder doch wenigstens unübersehbar, wenn sie auf Desktop oder Display erscheint. Und ehe man sich’s versieht, hat man sie auch schon angeklickt und ist am lesen. Während man eigentlich gerade konzentriert am arbeiten war. Kommt Ihnen bekannt vor?

Umfragen haben ergeben, dass Büroangestellte 23% der Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringen. Und dass sie 70% der eingehenden E-Mails jeweils innerhalb von 6 Sekunden behandeln. Doch was würde wohl passieren, wenn die E-Mail plötzlich nicht mehr funktioniert?

Stressverminderung
Die University of California hat die Probe aufs Exempel gemacht und die E-Mail von 13 Mitarbeitern während 5 Tagen abgestellt. Die Hälfte der Mitarbeiter hatte vor dem Versuch aufgrund des massiven E-Mail-Stroms keine Kontrolle mehr über die eigene Arbeit. Ein solcher Mangel an Kontrolle stellt einen erheblichen Stressfaktor dar.

Während des Versuchs füllten die Teilnehmer zur Feststellung ihres Stressniveaus Fragenlisten aus. Daneben wurde ihre Herzfrequenz aufgezeichnet, um das objektive Stressniveau festzustellen.

Die Mitarbeiter gaben an, sich ohne E-Mail entspannter zu fühlen. Auch aus der Herzfrequenzmessung ging hervor, dass das Stressniveau gesunken war. Diese Ergebnisse sind medizinisch bereits interessant. Während des Versuchs wurden jedoch auch weitere Auswirkungen des Arbeitens ohne E-Mail betrachtet, nämlich auf Konzentration und Kooperation.

Weniger Multitasking, mehr Singletasking
Software erfasste, wie lange die Teilnehmer ohne Unterbrechung in einem Programm arbeiteten, und wie häufig sie zwischen Programmen wechselten. Der Gedanke dahinter: Je länger eine Person in einem Programm arbeitet, desto weniger Multitasking praktiziert sie, und desto besser ist ihre Konzentration.

Ohne Unterbrechung durch E-Mails wurde doppelt so lang in einem bestimmten Fenster gearbeitet, bevor auf ein anderes Fenster gewechselt wurde. Die niedrigere Anzahl an Fensterwechseln spiegelt dies wider.



Neben den vorgenannten Ergebnissen berichteten die Teilnehmer, dass sie sich länger auf eine bestimmte Aufgabe und auch auf ihre Arbeit im Allgemeinen konzentrieren könnten. Eine wichtige Schlussfolgerung ist, dass Aufgaben und Projekte ohne E-Mail schneller fertig werden.

Verbesserung der Arbeitsbeziehungen und mehr soziale Kontakte
Das Abstellen der E-Mail zwingt Menschen dazu, auf andere Weise Informationen auszutauschen. So kommt es zu mehr direkten und telefonischen Kontakten. Dadurch verbessert sich die Beziehung zu Kollegen. Die Verstärkung der sozialen Kontakte fördert die Freude an der Arbeit, so die Teilnehmer am Versuch.

Kollegen der Teilnehmer, die weiterhin über E-Mail verfügten, jedoch nicht mehr per E-Mail mit den Teilnehmern kommunizieren konnten, gaben lediglich an, dass es etwas schwieriger sei, bestimmte Informationen einzuholen. Auswirkungen auf ihre Zufriedenheit mit den teilnehmenden Kollegen, ihre Produktivität und ihr Stressniveau gebe es nicht.

Starke Verringerung unnötiger Aufgaben

E-Mails sind ein praktisches Medium, um Aufgaben zu delegieren. Doch nichts ist lästiger, als wenn während des konzentrierten Arbeitens eine E-Mail vom Chef reinkommt, der bittet eine kleine Sache zwischenrein zu erledigen. Die natürlich eilig ist.

Das Abstellen der E-Mail kann interessante Auswirkungen auf dieses Delegierverhalten haben. Ein Teilnehmer am Versuch bekam häufig derartige eilige Aufgaben zwischenrein. Die logische Folge: erheblicher Stress. Nach dem Abstellen seiner E-Mail erhielt er keine solchen Aufgaben mehr. Natürlich hätte der Chef auch einfach anrufen können. Doch das tat er nicht! Das Abstellen der E-Mail sorgt offensichtlich für eine Verringerung der üblicherweise delegierten Aufgaben.

Was geschah nach dem Ende des Versuchs?
Was ist also zu erwarten, wenn Ihre E-Mail morgen plötzlich nicht mehr funktioniert? Viel Positives!
  • Geringeres Stressniveau
  • Effektivere und konzentriertere Arbeit
  • Verbesserung der Arbeitsbeziehungen
  • Größere Freude an der Arbeit
  • Größere Eigeninitiative (weniger unnötige Aufgaben)
  • Unveränderte Zufriedenheit von Kollegen und Vorgesetzten mit der Zusammenarbeit und Kommunikation
Die Teilnehmer am Versuch haben allerdings einen grundlegenden Nachteil erfahren: Weil ihre Kollegen weiterhin über E-Mail verfügten, hatten Sie das Gefühl wichtige Informationen zu verpassen. Diese Angst führte dazu, dass praktisch alle Teilnehmer nach Ende des Versuchs wieder mit E-Mail arbeiteten – mit der Folge, dass sie wieder stärker gestresst waren.

Was bedeutet das für Sie?
Die Vorteile des Arbeitens ohne E-Mail sind groß, doch ganz ohne geht es nicht, sei es nur wegen des Kundenkontakts. Sie können sich die Ergebnisse des Versuchs jedoch dennoch zunutze machen:
  • Warten Sie länger mit dem Beantworten von E-Mails, niemand verlangt, dass es innerhalb von Sekunden passiert. Wer ein wirklich wichtiges Anliegen hat, ruft an.
  • Schalten Sie die E-Mail-Benachrichtigung aus, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie kontinuierlich von E-Mails gestört werden und mit den wirklich wichtigen Aufgaben nicht vorankommen.
  • Wollen Sie mehr aus dem Arbeitstag herausholen? Versuchen Sie es einmal mit einem Vormittag ohne E-Mail. Die Welt dreht sich auch weiter, wenn Sie einmal nicht erreichbar sind. Was können Sie schaffen, wenn Sie 2 oder idealerweise 4 Stunden ohne Ablenkung arbeiten?
  • Legen Sie fest, dass Sie maximal 4 Mal pro Tag Ihre E-Mails lesen, und versuchen Sie, dies weiter auf 2 Mal pro Tag zu reduzieren (einmal nach der Hälfte der Arbeitszeit, einmal eine Stunde vor Arbeitsschluss).

Trauen Sie sich, es auszuprobieren?


Quellen
Czerwinski, M., Horvitz, E., and Wilhite, S. A diary study of task switching and interruptions. In Proc. CHI 2004, ACM Press (2004), 175 – 182.
González, V.M. and Mark, G. “Constant, constant, multitasking craziness”: Managing multiple working spheres. In Proc. CHI 2004, ACM Press (2004), 113 – 120.
Hewlett, S.A. and Luce, C.B. Extreme jobs: The dangerous allure of the 70-hour workweek. Harvard Business Review 84, 12 (2006), 49 – 59, 162.
Mark, G and Voida, S. “A Pace Not Dictated By Electrons”: An Empirical Study of Work Without Email. In Proc. CHI 2012, ACM Press (2012), 555 – 564.




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