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Wie ermöglicht man langfristige Leistungen im Büro?

 
Als PDF herunterladen Vereinen Sie die Ambitionen Ihres Betriebs mit denen Ihres Mitarbeiters

Zwei der Folgen einer zunehmenden Digitalisierung sind ein (zu) hoher Arbeitsdruck und ein Mangel an körperlicher Betätigung. Aber trotz dieser negativen Folgen gibt es auch Vorteile. So hat sich Digitalisierung als notwendig für die Kostenkontrolle in Unternehmen erwiesen. Es scheint also eine Spannung zwischen den Wünschen von Unternehmen und denen von Angestellten vorzuliegen. Wie können die Interessen der Mitarbeiter und die des Unternehmens gleichzeitig beherzigt werden?



Digitalisierung der Arbeit
Wir arbeiten mit digitalen Systemen, die immer intelligenter werden und Aufgaben übernehmen, die wir früher selbst ausführten. Ein wichtiger Grund für Digitalisierung ist Kosteneinsparung. Im Privatsektor muss, unter Druck der Anteilnehmer, die Rendite steigen. Im öffentlichen Sektor sind Kosteneinsparungen notwendig, da der demographische Wandel mehr Ausgaben und weniger Einkünfte verursacht. Die Prognosen sehen nicht gut aus: eine mäßige wirtschaftliche Situation und fortschreitende Bevölkerungsalterung. Dies in Kombination mit geringen Investitionen in Innovation im letzten Jahrzehnt lässt eine weitere Einsparungswelle erwarten.

Für Arbeitnehmer bedeutet die Digitalisierung der Arbeit auch, dass die geforderte Produktion pro Mitarbeiter steigt. Die Folge sehen wir schon in der Praxis: Mangel an Bewegung, hoher Arbeitsdruck und mehr Arbeitsstunden am Computer. Unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten, ist eine Lösung, um weitere Kostenersparnis für das Unternehmen zu ermöglichen und gleichzeitig die Produktion pro Mitarbeiter zu erhöhen. Ein großer Teil der Fahrtzeit wird nämlich in Arbeitszeit umgesetzt, was zu mehr Arbeitsstunden pro Woche führt.



Es ist sehr wahrscheinlich, dass der erhöhte Leistungsdruck in Zukunft noch weiter zunimmt. Ist eine Work-Life Balance möglich, wenn der Arbeitsdruck steigt? Und wie können wir diese gestalten? Wie kann man sie mit den Ambitionen von Mitarbeitern kombinieren, die in Folge des demographischen Wandels in großer Zahl für Eltern und Kind gleichzeitig sorgen müssen?


Schaubild 1. Entwicklungen in Unternehmen (links) und Entwicklungen in Privatsituationen (rechts) erhöhen den Druck auf Angestellte

Wir brauchen eine neue Art zu arbeiten!
Diese neue Art soll zu mehr Kreativität, höherer Produktivität und ausreichend Freizeit führen. Auf diese Weise können die Ambitionen sowohl von Unternehmen als auch von Mitarbeitern vereint werden.

Managementinteressen beherzigen
Gesundheit ist für das Unternehmensmanagement wichtig, soweit sie belegbar ist und mehr als alternative Investitionen (zum Beispiel Robotisierung) zur Balance zwischen Einkünften und Ausgaben im Unternehmen beiträgt. Das Management stellt allerdings jährlich budgetierte Geldmengen für die Beschwerdeverwaltung zur Verfügung (die pro Jahr weniger werden) – für größere Initiativen ist mehr finanzielle Argumentation nötig.

Sofern bekannt ist, was das Management für wichtig hält, stellt sich die Frage: Wie können wir die Leistungen von Angestellten weiter erhöhen, auf eine Weise, die genügend freie Zeit zum Erfüllen privater Ambitionen bietet? Die Nebenbedingung ist, dass die Angestellten dies langfristig bis zur Rente durchhalten können.

Wenn es um Leistung geht, bietet sich der Spitzensport für Einblicke an. Um bei den olympischen Spielen zu glänzen, muss ein Sportler sich mehrere Jahre verbessern. Jeden Tag einen Schritt weiter. Verletzungen durchkreuzen den Prozess der ständigen Verbesserung. Das Maß an Erholung legt fest, wie viel Trainingsbelastung zu Verbesserung führt. Erholung ist damit der leitende Faktor zur Leistungsverbesserung bei Spitzensportlern. Erholung ist auch eine Lösung, um Angestellte dauerhaft mehr leisten zu lassen.



Erholungsmomente für Kopfarbeiter
Es ist klar, was Erholung bei einem Spitzensportler beinhaltet: nach einem schweren Training inaktiv zu sein. Für einen Kopfarbeiter, der hauptsächlich in sitzender Position konzentriert arbeitet, ist dies komplexer. So wie bei einem Leistungssportler Erholung die Variation zu schwerer Trainingsarbeit ist, also sitzen oder liegen, so benötigt auch ein Kopfarbeiter Variation. Vom Sitzen zum Bewegen oder Stehen. Vom Fokussieren auf das Projekt zum Fokussieren auf etwas anderes. Wenn eine Person in einer Erholungsphase seinen eigenen Gestaltungswunsch erfüllen kann, ist der Effekt (die Erhöhung der Konzentration) maximal und führt zu deutlicher Erhöhung der Arbeitsleistung. Außerdem führt gerade die Kombination aus physischer und mentaler Bewegung zu einem langfristigen Ergebnis, da Gesundheitsfolgen auf lange Sicht minimiert werden. Drei Minuten Bewegung in jeder Stunde sorgt für die gewünschten Leistungs- und Gesundheitseffekte.



Schaubild 2. Effekt von Aktivitätsregime auf Kreativität (durchschnittliche Anzahl neuer Ideen). Quelle: Oppezzo und Schwartz (2014).

Zwei Studien illustrieren besonders für Manager die Relevanz einer Erhöhung der Arbeitsleistung durch Erholungsmomente während der Arbeit. In einer Reihe von Experimenten untersuchten Oppezzo und Schwartz von der Universität Stanford die Kreativität der Probanden. Sie ließen die Probanden sitzen, gehen oder abwechselnd sitzen und gehen. Die Anzahl neuer Ideen, die sich die Probanden anschließend ausdachten, unterschied sich pro Aktivitätsregime (Schaubild 1). Die Probanden, die sitzen blieben, wiesen die geringste Kreativität auf; am höchsten war die Kreativität, als sie dauerhaft gingen oder abwechselnd gingen und saßen. Drei Minuten jeder Stunde zu gehen, erhöht die Kreativität.

In einer aufsehenerregenden Studie untersuchten Danziger und Kollegen, welche Faktoren relevant sind bei der Entscheidung von Richtern über die frühzeitige Entlassung Gefangener. Die Schwere und Art des Delikts, der Anwalt, das Gefängnis, all das hatte einen Einfluss. Es gab jedoch einen Faktor, der Einfluss hatte und nicht von anderen Faktoren beeinflusst wurde: Müdigkeit. Am Anfang des Tages ließen die Richter 65 % der Gefangenen frei, nach gut zwei Stunden 0 %. Nach einem Erholungsmoment waren es wieder 65 %, um danach wieder schnell zu sinken. Ein zweiter Erholungsmoment sorgte wieder für 65 % frühzeitige Entlassung, gefolgt von einer schnellen Abnahme. Die Erklärung war, dass die Richter durch die Schläfrigkeit keine wohlüberlegte Entscheidung mehr treffen konnten. Sie entschieden sich unbewusst dazu, die möglichen Folgen nicht abzuwägen und die Situation so zu lassen wie sie war: keine frühzeitige Entlassung. Erholungsphasen sind wesentlich, wenn Entscheidungen mit großer Tragweite getroffen werden.

Langfristige Leistung mit Hilfsmitteln und Techniken
Neben der Erholung bietet der Spitzensport noch eine andere Lösung, um Leistungen zu verbessern: die Nutzung von leistungssteigernden Hilfsmitteln und Techniken. Um mehr zu leisten, nutzt ein Spitzensportler die besten Materialien und Techniken. Aus Untersuchungen ist beispielsweise bekannt, dass Angestellte mit einem Laptop schneller arbeiten, wenn sie einen Laptopständer, eine externe Maus und eine externe Tastatur nutzen (IJmker, 2016). Außerdem liefern „Techniken“ wie blind tippen und die Nutzung von Schnelltasten einen deutlichen Leistungszuwachs. Sowohl zum Einlegen von Erholungsmomenten als auch für die Nutzung von Hilfsmitteln und Techniken gilt: Den Mitarbeitern muss glasklar sein, was sie tun müssen, und sie müssen ihr Verhalten anpassen, um die positiven Folgen zu erleben.



Um Mitarbeiter zu erreichen und die Folgen von Digitalisierung zu verringern, wird, seltsamerweise, Digitalisierung benötigt. Über Software können alle unabhängig von Ort und Zeit erreicht werden. Traditionelle Information im Büro reicht nicht mehr aus, da es schwierig ist, Mitarbeiter zu organisieren, und da die Kapazität in Unternehmen durch Kosteneinsparungen unzureichend ist. Für neues Verhalten werden außerdem Trigger benötigt, um Automatismen zu durchbrechen. Ein Beispiel: Für die Nutzung eines höhenverstellbaren Schreibtisches müssen die Mitarbeiter über Software aktiviert werden, um ihn nach den ersten drei Monaten weiterhin zu nutzen.

Fazit
Der Druck auf Mitarbeiter nimmt sowohl auf der Arbeit als auch im Privatleben zu. Die Lösung, um die Ambitionen von sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitern zu erfüllen, ist es, eine Art der Arbeit zu stimulieren, die zu mehr Kreativität, höherer Produktivität und Schutz der Freizeit führt. Wichtige Punkte in dieser Art zu arbeiten sind die Anwendung aktiver Erholungsmomente nach jeder Arbeitsstunde, die Nutzung leistungssteigernder Hilfsmittel und das Erlernen digitaler Basisfähigkeiten. Um das Management von der Investition zu überzeugen, ist es notwendig, dessen Strategie zur Kosteneinsparung und Innovation zu berücksichtigen. Der Nebeneffekt ist, dass Mitarbeiter bis zur Rente einsetzbar bleiben.

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