Desksharing

In einer Zeit, in der wir vollständig von zuhause arbeiten, ist es schwer vorstellbar, dass wir teilweise wieder ins Büro zurückkehren werden

Je nach Aufgabenstellung, dem Kollegenkreis und wie viel wir uns untereinander mit den Kollegen abstimmen müssen, wird zukünftig abwechselnd zuhause oder im Büro gearbeitet. Das Büro wird der neue Treffpunkt. Das Büro als der neue Kaffeeautomat 2.0.

Die Erfahrung über die Arbeit im Homeoffice zeigt, dass wir zuhause konzentrierter arbeiten können. Besprechungen werden digital abgehalten. Jedoch ist es bei den meisten Themen effektiver, sich live ohne Bildschirm miteinander zu beraten. Die Arbeitstage im Büro werden daher anders sein. Es wird ein Mix aus Besprechungen, kurzer individueller Arbeit am Schreibtisch und Teilnahmen an Brainstorming oder Coachings sein. Im Vordergrund stehen gemeinsame Besprechungen, die durch die kurze individuelle Computer Arbeit ergänzt werden.

Früher haben wir in den meisten Fällen an einem eigenen, persönlichen, festen Arbeitsplatz gearbeitet. In Ausnahmefällen wurde bereits das Konzept von Flexi-Arbeitsplätzen gelebt. Im „Hybrid Office“ werden wir viel mehr solche flexiblen Arbeitsplätze teilen, was man auch als Desksharing bezeichnet.

Was ist Desksharing?

Beim Desksharing teilen sich Arbeitnehmer ihren Schreibtisch mit anderen, statt dass jedem ein fester Schreibtisch zugewiesen wird.

Der Beweggrund hinter dem Shared-Desk-Prinzip ist eine bessere Nutzung der Bürofläche und den daraus resultierenden niedrigeren Kosten für das Unternehmen

Für die Mitarbeiter geht es in erster Linie darum, das repetitive Konzept des Alltags zu durchbrechen. Desksharing bietet die Chance für mehr Flexibilität, die sich sowohl auf den Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber positiv auswirken kann. Es kann so eine anpassungsfähige, gesunde Arbeitskultur geschaffen werden.

Vor- und Nachteile des Desksharings

Wenn der Grat zwischen einem effektivem Schreibtischteilen auf der einen Seite und den sich daraus ergebenden Störungen und Hindernissen auf der anderen Seite, zu nah beieinander liegen, warum sollte man das Konzept des Desksharings trotzdem wagen? Ganz einfach. Die Vorteile einer erfolgreichen Desksharing-Regelung wiegen die Nachteile wieder auf. Denn letztlich kann sich auch bei diesem Konzept eine andere Art von Routine einstellen.

Vorteile

Platzeinsparung und niedrigere Kosten für das Unternehmen
Schafft neue Kooperationsmöglichkeiten unter Kollegen
Steigert die Unternehmensflexibilität und die Flexibilität der Arbeitnehmer
Unterstützt einen flexiblen Personalbestand (Heimarbeiter, Teilzeitangestellte, Freiberufler)
Fördert ein soziales Arbeitsumfeld
Regt Arbeitnehmer dazu an, sauberer und ordentlicher zu sein
Bringt die Mitarbeiter in einem Büro wieder auf dieselbe Augenhöhe und schafft ein Gefühl von Gleichheit

Nachteile

Es fehlt ein persönlicher, individueller Raum für die Arbeitnehmer
Es kommt häufiger zu Störungen bei der Arbeit
Es schafft Herausforderungen für die IT und die unterstützende Infrastruktur
Arbeitnehmer brauchen länger, um anzukommen und zu arbeiten
Fördert die Territorien-Bildung

Bei der richtigen Handhabung lassen sich die Nachteile leicht minimieren oder ganz beseitigen. Es sollten daher klare Regeln über die Arbeitsweise des Desksharing aufgestellt werden, damit die Mitarbeiter sich daran orientieren können.

Desksharing erfolgreich zu implementieren ist keine unüberwindbare Herausforderung, es kommt nur darauf an, in der Vorbereitung allen Einzelheiten die nötige Beachtung zu schenken

Hier haben wir ein paar Tipps für einen guten Übergang zu dem Konzept der geteilten Schreibtische für Sie:

Achten Sie darauf, dass die Arbeitnehmer dem zustimmen. Erklären Sie ihnen die Vorteile und nehmen Sie ihnen die Sorgen, damit eine positive Stimmung entsteht.
Gehen Sie aktiv auf die Sorgen der Arbeitnehmer ein. Konzentrieren Sie sich mit innovativen Lösungen auf die wunden Stellen und präsentieren Sie diese. Eine verantwortliche Person kann die Veränderung vereinfachen und überwachen.
Bestimmen Sie die Anzahl der benötigten Schreibtische und kalkulieren Sie dabei großzügig. Berücksichtigen Sie die Anzahl der Arbeitnehmer, eventuelle Schichtdienste und andere Variablen, die die Auslastung beeinflussen. Es scheint kontraintuitiv zu sein, wenn man Kosten sparen will, aber zusätzliche Schreibtische sorgen dafür, dass auch zu Spitzenzeiten jeder einen hat.
Erstellen Sie eine Etikette für die geteilten Schreibtische. Das kann schlechten Angewohnheiten vorbeugen, bevor sie sich manifestieren. Es ist gut, eine Vorstellung für das zu kommunizieren, was die Arbeitnehmer von der neuen Einteilung erwarten können.
Führen Sie die Veränderungen allmählich ein. Wenn sich das gesamte Büro binnen einer Woche ändert, können die Arbeitnehmer nicht umsteigen oder sich anpassen. Bestimmen Sie eine feste Anzahl von Schreibtischen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums umgebaut werden, und fangen Sie langsam mit dem Übergang an. Das ist weniger abrupt und gibt den Arbeitnehmern Zeit, um sich anzupassen.
Schaffen Sie unterschiedliche Schreibtischarten und -orte, ebenso wie zusätzliche Arbeitsplätze jenseits der geteilten Schreibtische. Arbeitnehmer dürfen sich nicht durch einen Mangel an Platz ausgeschlossen fühlen. Bieten Sie Optionen an, um den Auslastungsgrad zu verbessern.
Delegieren Sie Zuständigkeiten an einen Office Manager oder einen Facility Manager. Wenn Sie eine zentrale Autorität für Fragen und Probleme bestimmen, gibt das den Arbeitnehmern Sicherheit bei auftretenden Unklarheiten.
Schaffen Sie eine Feedbackmöglichkeit bezüglich der geteilten Arbeitsplätze. Was gefällt den Mitarbeitern und was wiederum nicht? Was entspricht nicht ihren Erwartungen und Bedürfnissen? Wie kann die Regelung verbessert werden? Richten Sie ein dauerhaftes Forum für Feedback ein.

Umgehen Sie die Fallstricke beim Desksharing

Die Fallstricke bei geteilten Schreibtischen sind zwar klein, aber entscheidend. Ein schlecht umgesetztes Konzept kann wichtige Pfeiler der Arbeitsweise- und Umgebung ins Wanken bringen, wie Produktivität, Kultur und Komfort. Eine gute Umsetzung ist einer der Schlüsselfaktoren, ebenso wie die kontinuierliche Verbesserung, in Kombination mit einer konsistenten Mitarbeiterabstimmung und das Erkennen von relevanten Trends. Zusammen sorgen sie dafür, dass das Desksharing funktioniert.

Desksharing ist ein bewährtes, positives Arbeitsplatzkonzept mit messbaren Vorteilen. Damit Sie von den Vorteilen profitieren können, sollte die richtige Basis geschaffen werden. Vermeiden Sie direkt mögliche Fallen, die das Konzept zum Scheitern bringen können, bevor es überhaupt die Chance hat, sich zu beweisen.

Der hybride Arbeitnehmer mit einem flexiblen Arbeitsplatz im Büro oder auch Shared-Desk sollte diesen schnell und einfach an seine Bedürfnisse anpassen können. Zuhause kann er sich für einen individuellen Arbeitsplatz oder fürs mobile Arbeiten entscheiden.

Er verfügt über eine eigene Tastatur und Maus, und bringt diese externen Eingabemittel flexibel mit zu seinem geteilten Schreibtisch mit den folgenden Optionen: