Praktische tips: Dinge erledigen

Aufgaben erledigen

Die Realität ist, dass uns bei der Arbeit mehr abverlangt wird: mehr Aufgaben, schnellere Veränderungen. Kunden und Bürger werden immer handlungsfähiger, ihre Anforderungen steigen und ändern sich im Laufe der Zeit immer schneller. Und Kunden haben oft die Wahl aufgrund des verstärkten (weltweiten) Wettbewerbs. Organisationen schrumpfen oder ihre Ambitionen steigen schneller als die Zahl der verfügbaren Mitarbeiter. Für viele Menschen kommt dann der Punkt, an dem sie im Job nicht mehr alles erledigen können. Die Folge kann sein, dass auch die privaten Angelegenheiten nicht zufriedenstellend „erledigt“ werden können. Erkennen Sie sich darin wieder?

Optimieren Sie Aufgaben

Wenn Sie mehr tun müssen als Ihre verfügbare Zeit erlaubt, gibt es zwei Möglichkeiten: länger arbeiten oder eine Entscheidung treffen, was Sie tun und was Sie nicht tun. Darüber hinaus können Sie Ihre Arbeit möglicherweise bequemer erledigen, sodass Sie Zeit sparen können. Welche Option spricht Sie am meisten an? Was wollen Sie erreichen: mehr im Beruf, mehr im Privaten oder mehr Ausgeglichenheit?

Dinge erledigen - Getting Things Done

Sie möchten einen schnellen Überblick über Ihre wichtigsten Aufgaben haben, um eine Entscheidung über das weitere Vorgehen treffen zu können. Denn was jetzt wichtig erscheint, kann in einer Stunde, mit einem Anruf, ganz anders sein. Bei der Arbeit geht es nicht darum, alle Aufgaben zu erledigen, sondern darum die wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

Was die höchste Priorität hat, kann nicht immer vorhergesagt werden und kann sich schnell ändern. Getting Things Done gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Aufgaben, sodass Sie leichter auswählen können, was Ihre nächste Aufgabe sein wird. Darüber hinaus führt es zu Seelenfrieden, weil Sie allen beruflichen und privaten Aufgaben, die Sie noch zu erledigen haben, kontinuierlich einen Platz in diesem System geben.

Tipps zur Anwendung der Getting-Things-Done-Methode

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie alle Ihre aktuellen E-Mails strukturieren.

Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner „Archiv“, um Informationen zu speichern. Verschieben Sie alle aktuellen Ordner, die Sie haben, in diesen Ordner! Vertrauen Sie darauf, dass Sie E-Mails mit der Suchfunktion leicht finden können.
Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner „Warten auf“. Hier legen Sie Kopien gesendeter E-Mails ab, auf die Sie eine Antwort erwarten.
Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen „Später-Vielleicht“-Ordner. Hier legen Sie alle E-Mails ab, mit denen Sie etwas erledigen müssen, aber nicht in der aktuellen Woche. Sowohl beruflich als auch privat.

Aufgaben, die diese Woche zu erledigen sind

Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner „Diese Woche“. Darin werden Aufgaben für die kommende Woche enthalten sein, die aber keine klare Deadline bezüglich Datum und Uhrzeit haben.
Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner „2 Minuten“. Hier stellen Sie kleine Aufgaben, die Sie voraussichtlich innerhalb von 2 Minuten erledigen können.
Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner „Nicht für mich“. Hier legen Sie E-Mails mit Aufgaben ab, die für andere bestimmt sind.
Verbringe eine Stunde damit, E-Mails zu sortieren! Beginnen Sie direkt nach dem Mittagessen. 1) Kannst du es löschen? 2) Enthält es eine Frist? 4) In welchen Ordner gehört es (nicht für mich, 2 Minuten, diese Woche, später-vielleicht, warten, archivieren).
Wenn es eine klare Deadline für eine Aufgabe gibt (Tag oder bestimmte Uhrzeit), tragen Sie die Aufgabe in Ihren Kalender ein. Keine klare Deadline? dann verschieben Sie die Mail auf diese Woche (um in der aktuellen Woche ausgeführt zu werden) oder auf später-vielleicht (für nächste Woche oder später)
Gibt es mehrere Arten von Aufgaben in einer E-Mail, zum Beispiel sowohl Aufgaben für Sie selbst als auch Aufgaben, die Sie anderen zuweisen möchten? Dann schicken Sie sich eine E-Mail mit mehreren E-Mails, die Sie unterteilen können: nicht für mich, 2 Minuten, diese Woche, später – vielleicht.
Wenn Sie eine E-Mail an sich selbst senden, sagen Sie im Betreff deutlich, was Sie tun müssen und eventuell schon in welchen E-Mail-Ordner sie gehört: nicht für mich, 2 Minuten, diese Woche, später – vielleicht, warten, archivieren.
Achten Sie beim Senden von Fragen oder Anfragen per E-Mail darauf, dass diese Nachrichten in den Ordner „Warten auf“ kopiert werden. Sie haben dann jederzeit Einblick in offene Fragen und Wünsche.
Bei einem vollen Posteingang kann das Sortieren eine Weile dauern, aber nach ein paar Stunden ist Ihr Posteingang leer. Sie können dies aufteilen, indem Sie heute 10 Minuten lang sortieren, ohne zu antworten.
E-Mails, die älter als einen Monat sind, sind nicht besonders wichtig. Sonst wären schon andere auf dich zurückgekommen / du hättest etwas damit gemacht. Wenn ja, löschen Sie diese E-Mails, so sparen Sie sofort Zeit.
E-Mails speichern. Indem Sie nicht sofort auf alle eingehenden E-Mails antworten, schaffen Sie sich Zeit, um Fortschritte bei Aufgaben zu erzielen, die Sie zuvor als wichtig markiert haben. Dies erfordert Mut, ist aber tatsächlich der Weg, um mehr/bessere Arbeit zu leisten. Ist es möglich, dies auf maximal 3 Mal am Tag zu beschränken? Oder sogar bis zu 1 Mal?
Eine ideale Zeit, um E-Mails zu sortieren, ist direkt nach dem Mittagessen. Die Konzentration ist dann nicht sehr hoch, ideal für eine einfache Arbeit wie das Sortieren von E-Mails ohne zu beantworten. Und Sie erhalten sofortige Ergebnisse: Übersicht durch einen leeren Posteingang.
Gehen Ihnen alle möglichen Aufgaben durch den Kopf, beruflich und privat? Schreiben Sie sie auf und stellen Sie schließlich sicher, dass sie in Ihrem Kalender (wenn es eine Frist gibt) oder in Ihrem Posteingang als E-Mail erscheinen.
Überprüfen Sie nach dem Sortieren Ihrer E-Mails, ob noch Aufgaben von Voicemails, SMS und möglichen anderen geschäftlichen Kommunikationskanälen wie Skype vorhanden sind. Verarbeiten Sie diese auch in Kalendereinträge oder E-Mails, die Sie verarbeiten können.
Bearbeiten Sie nach dem Sortieren der E-Mails zuerst die „Nicht für mich“-Aufgaben. Versetzen Sie sich in den (B)CC, damit Sie diese E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt in den Ordner „Warten auf“ verschieben können.
Wenn in der Zeit, die Sie für die Bearbeitung von E-Mails vorgesehen haben, noch Zeit übrig ist, bearbeiten Sie die E-Mails aus dem „2-Minuten“-Ordner nach „nicht für mich“. Führen Sie einige schnelle Messungen durch.

Reihenfolge der Aufgaben an einem Arbeitstag

Wenn Ihnen zu Beginn des Arbeitstages berufliche oder private Dinge durch den Kopf gehen, mailen Sie diese direkt als Aufgabe an sich selbst. Das lässt Sie erstmal durchatmen!
Zu Beginn des Arbeitstages beginnen Sie in Ihrer Agenda für heute fällige Aufgaben und dann im E-Mail-Ordner diese Woche mit Aufgaben für die aktuelle Woche. Beginnen Sie mit der Aufgabe, die am wenigsten Spaß macht, und erledigen Sie sie sofort.
Je weniger Zeit Sie mit der Beantwortung eingehender E-Mails verbringen, desto besser können Sie sich konzentrieren und desto mehr Zeit haben Sie für wichtige Aufgaben.
Es ist notwendig, jeden Tag Ihre eingehenden E-Mails zu sortieren und ggf. danach ein paar zu beantworten („nicht für mich“ und „2 Minuten“!). Tun Sie dies vorzugsweise zwischen 13:00 und 14:00 Uhr.
Indem Sie vorzugsweise morgens wichtige Aufgaben vom Vortag bearbeiten und erst nach 13:00 Uhr E-Mails sortieren und beantworten, haben Sie nachmittags den Überblick, um das tatsächlich Wichtigste auszuwählen.
Um der Versuchung zu widerstehen, direkt auf eingehende E-Mails zu antworten, müssen alle Benachrichtigungen (Töne, Popups, sichtbare Symbole) deaktiviert werden. Suchen Sie bei Google nach „Outlook [oder Ihr Programm] für E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren“.
Nach (telefonischen) Besprechungen gibt es oft Listen mit Aktionen und Versprechen auf dem Papier oder im Kopf. Unmittelbar nach der Besprechung ist es dann notwendig, diese Listen in Aufgaben umzuwandeln, die Sie per E-Mail an sich selbst senden. Eine E-Mail pro Aufgabe. Aufgaben mit Deadline (Promise) gehören in die Agenda.
Sammeln Sie Post, Notizen oder andere physische Gegenstände, die an einem Punkt Aktionen erfordern. Diesen können Sie beim Nachmittagsritual der E-Mail-Bearbeitung mitnehmen. Die Verarbeitung kann manchmal hilfreich sein, indem Sie ein Foto davon machen und es per E-Mail an sich selbst senden.

Alles beginnt und endet mit dem Warum

Sehen Sie sich Ihre Stellenbeschreibung und Ihren einzigartigen Beitrag zu der Organisation, in der Sie arbeiten, kritisch an. Was wird von Ihnen in den kommenden sechs Monaten bei der Arbeit erwartet? Schreiben Sie dies in einer E-Mail mit dem Titel „Arbeitsziele“ an sich selbst auf.
Ist dir nicht 100% klar, was du in den nächsten sechs Monaten erreichen musst? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin zur Klärung (mit Kollegen oder Vorgesetzten). Das schafft sofort Klarheit für Sie und Ihre Organisation! Teilen Sie sie mit sich selbst über eine E-Mail „Arbeitsziele“.
Was sind deine Leidenschaften? Worauf würden Sie gerne mehr achten? Dies kann beruflich oder privat sein. Teilen Sie diese über eine E-Mail mit dem Titel „Meine Ziele“ mit sich selbst. Machen Sie es sich nicht zu schwer, ein paar Stichworte genügen.
Was möchten Sie in den kommenden sechs Monaten bei Ihrer Arbeit erreichen? Das können Ergebnisse sein, aber auch so etwas wie mehr Kontrolle über die Arbeit. Fügen Sie ein paar Worte dazu in die E-Mail an sich selbst mit dem Titel „Meine Ziele“ ein.

Wöchentliche Wartungsarbeiten

Einmal pro Woche, am besten einen halben Tag vor dem Ende Ihrer Arbeitswoche, ist es an der Zeit, über kurzfristige und langfristige Prioritäten nachzudenken. Beginnen Sie mit der Überprüfung Ihrer Arbeitsziele und Ihrer eigenen Ziele (die beiden E-Mails, die Sie selbst gesendet haben).
Begrenzen Sie die wöchentliche Wartung auf maximal 30 Minuten und setzen Sie sie als Aufgabe in Ihre Agenda. Über die eigene Arbeit nachzudenken braucht ein wenig Zeit, sorgt aber für Überblick, Konzentration und noch mehr Zeit.
Bestimmen Sie einmal pro Woche, ob Sie Ihren Arbeitszielen und persönlichen Zielen näher kommen. Wenn nicht, erstelle mindestens 1 Aufgabe, um ihr in der kommenden Woche näher zu kommen.
Gehen Sie diese Woche einmal pro Woche durch Ihren E-Mail-Ordner. Löschen Sie alle erledigten Aufgaben. Gibt es Aufgaben, die nicht mehr aktuell sind? Löschen Sie sie oder verschieben Sie sie auf später – vielleicht. Überprüfen Sie den Ordner später – vielleicht und entscheiden Sie, ob Aufgaben in die nächste Woche verschoben werden sollen (in den Ordner „Diese Woche“).
Überprüfen Sie einmal pro Woche Ihren Kalender für die nächsten drei Wochen und stellen Sie fest, ob Sie neue Aufgaben erstellen müssen, um Ihre bevorstehenden Fristen einzuhalten. Diese erscheinen in Ihrem Kalender oder im Ordner „Diese Woche“.

Arbeit weiter eindämmen

Wenn Sie in Ihrer Agenda festhalten möchten, wie viel Zeit Aufgaben in Anspruch nehmen, teilen Sie Aufgaben, die länger als 1 Stunde dauern, in 2 oder mehr Aufgaben auf (z. B. Newsletter zu 50 % fertig und Newsletter zu 100 % fertig). Machen Sie also 2 oder mehr Aufgaben daraus Wenn Teil 1 fertig ist, können Sie sehen, ob Sie in Bezug auf die geschätzte Zeit für Teil 2 noch im Zeitplan liegen. Wenn nicht, haben Sie die Möglichkeit, den Empfänger darüber zu informieren, dass es später kommt.
Planen Sie mindestens 20 % Ihres Arbeitstages frei für unvorhergesehene Ereignisse ein. Es geht nicht immer darum, Ihre Frist nicht einzuhalten. Der Punkt ist, dass der Empfänger Ihrer Arbeit die Kontrolle über die Situation behält. Je früher Sie kommunizieren, dass etwas nicht funktionieren wird, desto mehr Kontrolle hat der Empfänger über die Situation.
Schwierigkeiten beim Einschlafen aufgrund von Arbeitsaufgaben, die Ihnen durch den Kopf gehen? Stift und Papier bereitstellen und die Aufgaben sofort aufschreiben. Am nächsten Tag trägst du diese in deine Agenda ein (wenn es eine Deadline gibt) oder schickst sie dir per E-Mail. (diese Woche – später/vielleicht – nicht für mich).
Effizienter arbeiten. Indem Sie jede Stunde 3 Minuten spazieren gehen und sich damit von Ihrem Schreibtisch entfernen, senken Sie das Stresslevel im Körper. Dadurch können Sie sich besser von Ihrer Arbeit lösen und kreativer werden.
Wenn Sie für eine Weile die Kontrolle im Kopf verloren haben, können Sie sie aktiv wiederherstellen, indem Sie einen 5- bis 10-minütigen Spaziergang machen. Dann rufen Sie sich die Get Things Done-Tipps erneut ins Gedächtnis, um wieder auf Kurs zu kommen (Agenda, diese Woche).
Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, erledigt man am besten morgens. Aufgaben, die Kreativität erfordern, sind am Nachmittag am einfachsten.
Haben Sie wenig Energie und haben Sie Schwierigkeiten, eine Aufgabe aus den Aufgaben dieser Woche auszuwählen? Probieren Sie dann eine Aufgabe aus, die mehr von Ihrer Kreativität fordert, wie z. B. ein kurzes Brainstorming.
Steigt die Arbeitsbelastung trotz Anwendung von Getting Things Done und (Geh-)Pausen? Vereinbaren Sie sofort einen Termin mit einem Kollegen, um die Probleme zu besprechen und um Hilfe zu bitten.
Nimmt die Arbeitsbelastung trotz Anwendung von Getting Things Done und (Geh-)Pausen zu? Machen Sie Ihrem Vorgesetzten einen Vorschlag, den er mit ja oder nein beantworten kann. Packen Sie die Aufgaben, die Ihnen Energie geben, in Ihr eigenes Aufgabenpaket und finden Sie Lösungen für die Aufgaben, die Sie nicht mehr erledigen können.
Wenn eine Aufgabe, die Sie Energie kostet, dafür aber einem Kollegen Energie gibt, ist es möglich, dass dieser Kollege diese Aufgabe übernimmt? Machen Sie Ihrem Vorgesetzten einen Vorschlag.