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Die 3 Säulen des hybriden Arbeitens

Wir müssen uns fragen, welche Wünsche die Mitarbeiter haben. Kaum jemand möchte die ganze Woche ausschließlich im Homeoffice arbeiten, genauso wenig, wie die ganze Woche im Büro zu arbeiten. Genau das spiegelt unsere Befragung auf LinkedIn wieder, die Mehrheit der digitalen Arbeitnehmer würde somit die Hybride Arbeitsweise bevorzugen.

BakkerElkhuizen hat drei Säulen samt dazugehörigen Elementen für ein gut gestaltetes Konzept für hybrides Arbeiten definiert.


Kultur und Führung
Kultur und Zusammenarbeit
Eine der Fragen, die wir stellen müssen, lautet: Wie sieht bzw. soll unsere zukünftige Unternehmenskultur aussehen? Die Unternehmen müssen über ihre Werte, Normen und Einstellungen nachdenken sowie über die Interaktionen, Praktiken und Rituale, die diese Kultur fördern. Ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Talenten konzentriert, sollte zum Beispiel überlegen, ob die kleinen Momente des Mentorings, die im Büro stattfinden, in einer digitalen Welt fortgesetzt werden können. Andere Praktiken können überdacht und verbessert werden, so dass die Organisation die Gemeinschaft und Kultur, die sie anstrebt, lebt und aufrechterhält. Die Neugestaltung und Anpassung von Prozessen und Praktiken, dienen als Grundlage für ein zukunftsorientiertes Geschäftsmodell, welches gewinnbringend die physisch anwesende Arbeit in optimaler Kombination mit der Remote Work vereint.
 
Außerdem sollten wir uns fragen: Wie wichtig sind Zusammenarbeit und Teamwork in unserem Unternehmen? Mithilfe der Beantwortung dieser Fragen können Sie als Unternehmen zielgerichteter bestimmen, wie Sie das Hybride Arbeitsmodell in Ihrer Organisation implementieren wollen.
 
Coaching für mehr Eigenverantwortung im Rahmen des betrieblichen Gesungheitsmanagement
Die Gesundheit der Mitarbeiter steht in direkter Korrelation mit Ihrer Kreativität und Produktivität. Derzeit ist ein Abwärtstrend bei der Gesundheit der Arbeitnehmer zu verzeichnen. Dieser lässt sich primär als Folge der vermehrten Heimarbeit begründen, da zumeist die Anforderungen an einen gesunden, digitalen Arbeitsplatz nicht beachtet wurden. Die daraus resultierenden Fehlzeiten verursachen hohe, wirtschaftliche Kosten.

Die Veränderungen der Arbeitsorte haben zur Folge, dass wir weder zu Hause noch im Büro an Arbeitsplätzen arbeiten, die komplett auf unsere individuellen Bedürfnisse eingerichtet sind. Eine wichtige Frage, die sich daraus ergibt, ist: “können wir den Bildschirmarbeitern beibringen, wie sie sich ihren Arbeitsplatz so einrichten, dass sie sich in Zukunft überall wohlfühlen und produktiv arbeiten können?”
Die Unternehmen haben nicht mehr den direkten Überblick und die Kontrolle über die Arbeitsumgebungen ihrer Mitarbeiter. Es wird daher schwieriger sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ergonomisch korrekt arbeiten. Um eine strukturelle und effektive Politik in diesem Bereich zu implementieren, müssen Strategien und Prozesse entwickelt werden, die es aus der Ferne möglich machen, die Mitarbeiter im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements zu coachen. Es sollte daher ein Ferncoaching als neuer Standard etabliert werden, welches die Mitarbeiter über die betriebliche Gesundheit am Arbeitsplatz aufklärt und gleichzeitig Ihre Eigenverantwortung fördert.  
Organisation
Arbetisplätze
Sobald die Rückkehr in das Büro wieder bedenkenlos möglich ist, bietet das neue Arbeitsmodell "Hybrid Working" den Arbeitgebern die Chance, flexibel die Arbeit im Büro mit der Heimarbeit zu kombinieren. Die richtige Kommunikation, ein gewisses Maß an Transparenz und ein etabliertes Zeitmanagement werden für den Erfolg der Hybriden Arbeitsweise von entscheidender Bedeutung sein. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter auch weiterhin einen oder mehrere Tage pro Woche von zu Hause arbeiten können. Zudem sollten die Mitarbeiter über die Arbeitsweise ihrer Kollegen Bescheid wissen, damit sichergestellt werden kann, dass strategische Besprechungen und Zusammenarbeit zu den optimalen Zeiten geplant werden und effizient ablaufen.

Unternehmen sollten nicht nur in Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit über eine strukturelle Einführung der Heimarbeit nachdenken, sondern auch in Bezug auf Kosteneinsparungen durch eine Reduzierung der Büroflächen. Es ist zu empfehlen auch nach der COVID-19 Pandemie diese Vorteile zu nutzten und überall dort Hybride Arbeitsmodelle anzubieten, wo es möglich ist, denn so können Unternehmen geografische Grenzen überwinden.

Untersuchungen von UBS zeigen, dass das Angebot für die Arbeit im Homeoffice zwar zum Wohlbefinden der Mitarbeiter beitragen kann, aber dies nicht für jeden Mitarbeiter gilt. Das liegt daran, dass nicht jeder Mitarbeiter die Möglichkeiten hat, sich einen komfortablen Arbeitsplatz zu Hause einzurichten. Folglich wird dann die Option im Homeoffice arbeiten zu dürfen, als nachteilig aufgefasst.

 
Prozesse
Bevor wir das (Heim-)Büro (neu) gestalten können, müssen wir uns eine Reihe von Fragen stellen.
  • Inwieweit funktioniert unsere bestehende Strategie für Heimarbeit bzw. Remote Work?
  • Welche Aufgaben unserer Arbeit können aus der Ferne erledigt werden?
  • An welchem Arbeitsplatz sind unsere Mitarbeiter am produktivsten?
  • Müssen wir die Arbeitsintensität unserer Mitarbeiter überwachen?
  • Wie realisieren wir den persönlichen Kontakt auf Distanz und erhalten unsere Unternehmenskultur?
  • Wie schützen wir unsere Strategie für Diversität, Gleichheit und Inklusion (DEI – Diversity, Equity, Inclusion)?

Umstrukturierung: Wie wird die Arbeit erledigt 
Unternehmen sollten die wichtigsten Prozesse für jede größere Geschäftseinheit, jeden geografischen Bereich und jede Funktion identifizieren und komplett überdenken. Hilfreich kann dabei die Einbeziehung der Mitarbeiter sein. Dabei sollten die beruflichen Entwicklungswege (z.B. anfangs physisch im Büro anwesend sein und später remote arbeiten) und die verschiedenen Phasen von Projekten (z.B. physisch anwesend für die anfängliche Planung und remote arbeiten für die Ausführung) in Betracht gezogen werden.

Indem die Regierung im Zuge der Pandemie die Unternehmen dazu angehalten hat, überall dort Homeoffice anzubieten, wo es möglich war, konnten die Unternehmen bereits Erfahrungen sammeln, welche Tätigkeiten im Homeoffice gut funktionierten und welche nicht. So konnten die Unternehmen ohne vorangegangene Planungen direkt bei der Umsetzung der Remote Work experimentieren und lernen. Die Unternehmen haben auf die aktuellen Gegebenheiten reagiert und ad-hoc gehandelt. Meetings fanden mithilfe von digitalen Collaboration-Tools virtuell statt. Das Arbeiten aus der Ferne konnte durch agile Methoden produktiv gestaltet werden. Nun ist es an der Zeit vor dem Hintergrund dieser Erfahrungen die Prozesse in Hinblick auf das Hybride Arbeiten neu zu betrachten und zu definieren.
Systeme und Standorte
Einblicke der Arbeitgeber
Arbeitgeber haben in der Regel nicht immer einen Einblick darüber, wie der Arbeitsplatz der Mitarbeiter zu Hause aussieht. Der Bildschirmarbeitsplatz, sei es im Büro oder im Homeoffice, ist im Wandel. Doch wie können wir sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ergonomisch, gesund, glücklich und sicher, allerorts arbeiten können?

Es sollte zum Beispiel überlegt werden, ob die Änderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter auch Änderungen in der Gestaltung der Bürofläche zur Folge haben könnten. So sollte über flexiblere Arbeitsplatzlösungen (Desksharing), mehr Besprechungsräume und kreative Brainstorming-Räume nachgedacht werden. Aber vor allem sollte jeder Mitarbeiter mit eigenen Hilfsmitteln für die Arbeit am Laptop ausgestattet werden, die sowohl zu Hause als auch im Büro genutzt werden können, wie eine Tastatur, eine Maus und ein Laptop-Ständer.

Unternehmen könnten Arbeitsbereiche schaffen, die speziell für Interaktionen ausgerichtet sind, die nicht im Homeoffice stattfinden, wie z.B. Diskussionsrunden, Onboarding, kreative Zusammenarbeit oder Projektarbeit-Kick-offs. Wenn Unternehmen beispielsweise feststellen, dass das Büro vornehmlich für Momente der Zusammenarbeit genutzt wird, dann ist es sinnvoll die Bürofläche für solche Meetings zu gestalten, statt für die individuelle Arbeit. Gleichzeitig können Unternehmen, diejenigen Mitarbeiter, die einzeln arbeiten und nur selten bis gar nicht an Gruppenmeetings teilnehmen, darum bitten, vermehrt von zu Hause zu arbeiten. Und falls Büroflächen ausschließlich für Mitarbeiter benötigt werden, die nicht von zu Hause arbeiten können, könnten dann nicht Co-Working Spaces in der Nähe des Wohnorts der Mitarbeiter eine bessere Lösung sein oder aber auch Shared-Desk-Konzepte?

Im Buro der Zukunft  wird Technologie eine zentrale Rolle spielen, um den Mitarbeitern die Rückkehr in das Bürogebäude, einhergehend mit sicherem (Corona-konformen) Arbeiten, zu ermöglichen. Unternehmen müssen regeln, welche und wie viele Mitarbeiter in das Büro kommen können, wann sie reinkommen, um ihre Plätze einzunehmen, wie oft das Büro gereinigt wird, ob die Luftzirkulation ausreichend ist und ob die Mitarbeiter die Möglichkeiten haben genügend Abstand zu halten.

Für die Aufrechterhaltung der Produktivität, der Zusammenarbeit und der Unternehmenskultur müssen die Grenzen zwischen dem physischen Aufenthalt im Büro und dem Aufenthalt außerhalb des Büros verschwinden. Videokonferenzen im Büro sollten nicht mehr bedeuten, dass nur die im Büro anwesenden Personen aktiv am Meeting teilnehmen, während die übrigen Personen vom Homeoffice aus nur auf einem Bildschirm an der Seite zusehen sind und nicht aktiv teilnehmen. Always-on Videokonferenzen, nahtlose (digitale) Räume für Meetings (z. B. virtuelle Whiteboards), sowohl für die face-to-face Zusammenarbeit im Büro als auch aus der Ferne, sowie asynchrone Modelle der Zusammenarbeit, werden sich schnell von zukunftweisenden Ideen hin zu Standardpraktiken entwickeln und etablieren.



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